Het Haags Verdrag van 5 oktober 1961 heeft de internationale documentenstroom sterk vereenvoudigd. Na de ratificatie van de overeenkomsten die er waren bereikt, beloofden de landen die zich bij het verdrag hadden aangesloten, de documenten te erkennen die waren opgesteld op het grondgebied van andere staten die het ook ondertekenden, zonder aanvullende en langdurige procedures. Dit leverde een aanzienlijke tijd- en financiële besparing op. Laten we eens nader kijken naar wat deze overeenkomst inhield en uitvinden wie de landen waren die deelnamen aan het Verdrag van Den Haag van 1961.
Reden om de conventie te bellen
Maar laten we eerst definiëren wat de internationale gemeenschap precies deed nadenken over de noodzaak om de documentenstroom tussen staten te vereenvoudigen.
Vóór 1961 was de documentstroom tussen verschillende landen onhandig. Om in een andere staat te worden erkend, was het noodzakelijk om een aanvullende procedure voor consulaire legalisatie in meerdere fasen te doorlopen. Afhankelijk van het specifieke land kan het zelfs enkele maanden duren. Het gebeurde ook dat het document in die tijd al zijn relevantie verloor.
Het moest worden bekrachtigd, vertaald in de gewenste taal. EnDe handtekening van de vertaler vereiste ook notariële bekrachtiging. Daarna was een attest vereist van het Ministerie van Justitie en de Consulaire Dienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het land dat het document verzendt. Uiteindelijk was het nodig om correspondentie te legaliseren bij de ambassade van het land waar het naartoe werd gestuurd.
Bovendien vertraagde de noodzaak om voortdurend een groot aantal papieren te legaliseren het werk van afdelingen en consulaten op andere activiteitsgebieden, waardoor extra personeel moest worden ingezet, wat leidde tot materiële kosten.
Inhoud van overeenkomsten
Wat is de essentie van de overeenkomst die is ondertekend door de lidstaten van het Verdrag van Den Haag van 1961? Laten we dit probleem oplossen.
In de overeenkomsten stond dat alle landen die zich bij hen voegden officiële documenten die zijn afgegeven op het grondgebied van andere staten die aan de overeenkomst deelnemen, als geldig erkenden zonder speciale consulaire legalisatie.
De enige beperking was dat deze documentatie, om de authenticiteit van de handtekening en de autoriteit van de ondertekenaar te bevestigen, door een apostille moest worden gewaarmerkt.
Wat is een apostille?
Wat bedoelde de Haagse Conventie met deze actie? Apostille is een speciale vierkante stempel die bepaalde details van het vastgestelde patroon bevat.
Deze stempel is verplicht, ongeacht het land van vulling en het land waar het document zal worden verstrekt, bovenaan moet de naam staanFranse "Apostille (Conventie van Den Haag van 5 oktober 1961)". Onder de verplichte details die op de apostille hadden moeten staan, kunnen de volgende worden vermeld:
- naam van het land dat de apostille heeft afgegeven;
- naam van de persoon die het document heeft ondertekend;
- zijn positie;
- naam van de instelling waarvan de documentatie afkomstig is;
- nederzetting waar het certificaat werd gehouden;
- ID datum;
- naam van de overheidsinstantie die de documentatie certificeert;
- Apostille serienummer;
- zegel van de instelling die de documentatie certificeert;
- handtekening van de functionaris die de certificering heeft uitgevoerd.
Daarnaast is in het Haags Verdrag vastgelegd dat de standaardmaat van een Apostille minimaal 9 x 9 cm moet zijn. In de praktijk heeft een Apostille niet altijd een vierkante vorm, zoals eerder in de afspraken is vastgelegd. In Rusland heeft het bijvoorbeeld vaak de vorm van een rechthoekige postzegel. In de meeste gevallen vindt de ontvangende partij geen fout in de standaardvorm van apostille, maar er zijn precedenten geweest toen zij dergelijke documentatie weigerden te accepteren.
De nuances van het gebruik van een apostille
De taal van de apostille kan een van de officiële talen van de conventie zijn (Frans of Engels), of de taal van het land dat deze heeft uitgegeven. In de overgrote meerderheid van de gevallen wordt tweetaligheid gebruikt, dat wil zeggen zowel de taal van het land dat de apostille heeft uitgegeven als een van de officiële talen van de conventie.
Apostille kan zowel rechtstreeks op het gewaarmerkte document worden aangebracht als op een apart stuk papier dat eraan vastzit.
Momenteel ontwikkelen een aantal staten ook de kwestie van het gebruik van elektronische apostilles. Deze kwestie is zeer relevant geworden in verband met de toenemende verspreiding van elektronisch documentbeheer. Deze landen omvatten met name de VS, Australië, Andorra, Oekraïne, Nieuw-Zeeland en andere staten.
Waar wordt de apostille geplaatst?
Laten we eens kijken op welke specifieke documenten de landen die deelnemen aan het Verdrag van Den Haag van 1961 een apostille aanbrengen.
Deze lijst met documenten omvat correspondentie van overheidsinstanties of andere organisaties die onder de jurisdictie van een bepaald land vallen, notariële akten, administratieve documenten, evenals verschillende officiële aantekeningen en visa die de datum bevestigen. Ook wordt elke handtekening van een document dat niet door een notaris is gewaarmerkt, gewaarmerkt met een apostille.
Uitzonderingen op het Verdrag van Den Haag
Tegelijkertijd zijn er een aantal voorwaarden waaronder de documentenstroom tussen verschillende landen niet eens een apostille nodig heeft, zoals vereist door het Haags Verdrag.
Allereerst wordt de documentenstroom in een meer vereenvoudigde vorm uitgevoerd als er een bilaterale overeenkomst is tussen landen over de aanvaarding van documenten zonder bijkomende formaliteiten. In dit geval, zelfs als beide landen partij zijn bij het Verdrag van Den Haag, is een apostille niet vereist om de authenticiteit van documenten te bevestigen. Het is voldoende om te solliciterennotariële vertaling van het document. Zo hebben Oostenrijk en Duitsland, evenals vele andere landen, onderling een soortgelijke overeenkomst. Maar dit zijn juist bilaterale overeenkomsten tussen landen, en geen aparte conventie voor meerdere staten.
U hoeft ook geen apostille te plaatsen als de buitenlandse organisatie waarnaar u het document verzendt geen speciale certificeringen vereist.
Vereist geen apostille-certificering van documenten die rechtstreeks afkomstig zijn van diplomatieke en consulaire kantoren.
De laatste uitzondering zijn documenten die verband houden met douaneoperaties of die van commerciële aard zijn. Maar bij het scheiden van commerciële en niet-commerciële activiteiten kunnen er problemen ontstaan, omdat er geen duidelijk onderscheid is. Veel bankdocumenten die als handelstransacties kunnen worden aangemerkt, worden bijvoorbeeld niettemin door een apostille gewaarmerkt.
Ondertekening van de conventie
De voorwaarden van het verdrag werden onderhandeld op de Conferentie voor Internationaal Privaatrecht in Den Haag in 1961.
Deze conferentie wordt sinds 1893 in de Nederlandse stad gehouden. Het doel van de deelnemende staten was om het internationaal privaatrecht (PIL) te verenigen, om het te ontdoen van onnodige formalismen en bureaucratie. In 1955 was de conferentie een volwaardige organisatie geworden met lidstaten.
In verschillende jaren werden tijdens de PIL-conferentie verdragen ondertekend over burgerlijk procesrecht, over toegang tot de rechter, over het recht bij de verkoop van goederen envele anderen. Tijdens een van deze bijeenkomsten in 1961 werd het Verdrag inzake de legalisatie van buitenlandse documenten ondertekend.
Landen die partij zijn bij het verdrag
De deelname aan de ontwikkeling van het verdrag werd genomen door alle staten die in 1961 lid waren van de PIL-conferentie. Laten we eens kijken welke landen deelnemen aan het Verdrag van Den Haag van 1961. Dit zal ons in staat stellen de ruggengraat te identificeren van de staten die voornamelijk betrokken waren bij het opheffen van beperkingen op de legalisatie van documenten.
Deze landen zijn: Zweden, Spanje, Groot-Brittannië, Griekenland, Noorwegen, Nederland, Denemarken, België, Oostenrijk, Ierland, Turkije, Finland, Duitsland. Luxemburg, Zwitserland, Italië, Japan, Egypte en Portugal. Argentinië, Brazilië, India, de USSR, de VS, China en vele andere grote staten van de wereld waren geen lid van de PIL-conferentie en namen daarom niet deel aan de ontwikkeling van overeenkomsten.
Eerste landen die toetreden tot de Conventie
Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat de ontwikkeling van overeenkomsten over het gebruik van een apostille nog niet heeft geleid tot de automatische inwerkingtreding van deze bepaling op het grondgebied van de deelnemende landen. Nee, ze moesten allemaal bovendien beslissen over toetreding en deze ratificeren, in overeenstemming met het nationale recht. Tegelijkertijd konden landen die niet deelnamen aan de ontwikkeling ervan ook toetreden tot de Conventie.
De eerste staten op wiens grondgebied het verdrag in werking trad, zijn Groot-Brittannië, Frankrijk, Nederland en Hong Kong. Dit gebeurde slechts vier jaar na de ondertekeningovereenkomsten in 1965. Duitsland, Botswana, Barbados en Lesotho sloten zich het jaar daarop aan. Een jaar later - Malawi, en in 1968 - Oostenrijk, M alta, Mauritius en Swaziland.
Verdere toevoegingen
In de volgende twee decennia zijn de volgende landen toegetreden tot het verdrag: Tonga, Japan, Fiji, Liechtenstein, Hongarije, België, Zwitserland, Portugal, Argentinië, Macau, Cyprus, Bahama's, Suriname, Italië, Israël, Spanje, Dominicaanse Republiek, Seychellen, Luxemburg, Saint Vincent en de Grenadines, Vanuatu, VS. Vooral de toetreding van de laatste van deze landen is belangrijk. Aan het einde van de bovengenoemde periode traden Antigua en Barbuda, Noorwegen, Griekenland, Turkije, Finland en Brunei toe tot de Conventie.
In 1991 werd het aantal deelnemende landen aangevuld met Slovenië, Panama, Macedonië, de USSR en Kroatië. In 1992 trad Rusland toe tot het verdrag als rechtsopvolger van de ineengestorte USSR. Vooral Frankrijk verwelkomde deze gebeurtenis. Vanaf nu kunt u de apostille in ons land toepassen.
Bovendien werden Bosnië en Herzegovina, Servië, Wit-Rusland en de Marshalleilanden in hetzelfde jaar partij bij de overeenkomst. In 1993 trad slechts één land, Belize, toe tot het verdrag. Maar het jaar daarop werd het verdrag door twee landen tegelijk geratificeerd: Saint Kitts en Nevis, en vervolgens Armenië. Deze landen kregen onmiddellijk het recht om de Apostille vrij te gebruiken in bijna alle verdragsstaten, inclusief Rusland en de Verenigde Staten. Australië en Mexico werden het jaar daarop lid van de Conventie. Ongetwijfeld heeft de komst van deze grote landen de positie van deze gemeenschap versterkt. In 1995, ookZuid-Afrika en San Marino sloten zich bij het verdrag aan.
In de afgelopen 15 jaar is het verdrag ook geratificeerd door Letland, Liberia, El Salvador, Andorra, Litouwen, Niue, Ierland, Tsjechië, Venezuela, Zweden, Samoa, Trinidad en Tobago, Colombia, Kazachstan, Namibië, Roemenië, Bulgarije. Estland, Nieuw-Zeeland, Slowakije, Grenada, Saint Lucia, Monaco, Oekraïne, Albanië, IJsland, Honduras, Azerbeidzjan, Ecuador, Cookeilanden, India, Polen, Montenegro, Denemarken, Moldavië, Georgië, Sao Tomé en Principe, Dominicaanse Republiek, Mongolië, Kaapverdië, Peru, Kirgizië, Costa Rica, Oman, Oezbekistan, Uruguay, Nicaragua, Bahrein, Paraguay, Burundi. Kosovo, Brazilië, Marokko en Chili waren de meest recente toetredingen in 2016.
Erkenningsprobleem
Maar toch erkennen niet alle landen die deelnemen aan het Verdrag van Den Haag van 1961 de apostilles van andere leden. De redenen hiervoor kunnen zowel technisch of formeel als politiek zijn. Zo erkennen veel landen in de wereld Kosovo niet als staat. Om deze reden wordt de apostille van dit land niet erkend door Oekraïne, Servië, Wit-Rusland, Rusland. Frankrijk daarentegen erkent apostilles uit alle lidstaten.
Om technische redenen werd de apostille van Oekraïne pas in 2012 door Griekenland erkend.
Betekenis van de Haagse Conventie
Het is moeilijk om het belang van het Haags Verdrag te overschatten. Na de goedkeuring ervan werd de documentstroom tussen verschillende landen veel eenvoudiger. Elk jaar sluiten meer en meer staten zich aan bij de Conventie: Republiek Zuid-Afrika, Venezuela, Kosovo, Chili…
Na de goedkeuring van het verdrag hoeven landen die het hebben geratificeerd geen lange en onhandige procedure te doorlopen om documenten te legaliseren. Daarom hebben zelfs kleine eilandstaten als de Marshalleilanden, Antigua en Barbuda en Kaapverdië de overeenkomst ondertekend.
