Wat is een "vergadering"? Het woord zelf komt van het Oerslavisch "raad", "veche". In die oudheid organiseerden de uitverkorenen, meestal de wijste en meest ervaren vertegenwoordigers van de samenleving, de bijeenkomst. Het doel was om een bepaald onderwerp of probleem te bespreken en beslissingen te nemen die ofwel het ontstane probleem moesten oplossen of de openbare orde zouden reguleren.
The Explanatory Dictionary of V. D. Dmitriev onthult de betekenis van het genoemde woord als volgt:
vergadering
vergadering nr., s., gebruikt comp. vaak
Morfologie: (nee) wat? vergaderingen, waarom? vergadering, (zie) wat? vergadering, wat? vergadering waarover? over de bijeenkomst; wat? vergaderingen, (nee) wat? vergaderingen, waarom? vergaderingen, (zie) wat? vergaderingen, wat? vergaderingen waarover? over vergaderingen
1. Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen om samen praktische, zakelijke kwesties te bespreken.
Korte, belangrijke ontmoeting. ochtend,dringende vergadering. Om 10.00 uur was er een vergadering van de afdelingshoofden. Een bijeenkomst van vertegenwoordigers van zakenkringen vond plaats in Moskou.
2. De bijeenkomst op hoog niveau in de pers wordt een zakelijke, officiële bijeenkomst van staatshoofden genoemd.
3. In de rechtspraktijk wordt een vergadering een besloten gesprek van juryleden of rechters genoemd, waarbij de vorm van de straf voor de verdachte wordt vastgesteld.
Aan het einde van het debat trok de rechtbank zich terug om te beraadslagen.
Een vergadering - tijdverspilling of een effectief hulpmiddel bij het werken met personeel? Wie bepa alt wie, wanneer en met welk doel aan de vergadering deelnemen? Laten we proberen deze en andere vragen te beantwoorden.
Doel van het evenement
Vergaderingen hebben verschillende doelen:
- Tijdens de uitwisseling en overdracht van informatie. Sprekers vertellen hun eigen verhaal en informeren en onderwijzen de rest van de deelnemers.
- Tijdens de rapportage en het debat worden alle situaties of processen geëvalueerd door de aanwezigen op de bijeenkomst. Evaluatiecriteria worden aangepast.
- Voor een leider kan een vergadering alle evaluatieprocedures vervangen, aangezien het gedrag van een ondergeschikte en zijn reacties kunnen worden gebruikt om zijn competentie en betrokkenheid te beoordelen.
- Bevoegde bijsturing van acties en vaststelling van effectieve besluiten en maatregelen.
De baas beslist
Wie zal deelnemen aan de vergadering, de frequentie en duur van de vergaderingen, en wat het doel is, bepa alt het hoofd.
Het hangt af van de vraag of het probleem dat de behoefte veroorzaaktevergaderingen houden. Zo heeft de directeur een collegiale beslissing nodig: de vaststelling van de begroting. Hij stuurt een e-mail naar alle medewerkers die aan de vergadering moeten deelnemen met de geschatte inhoud:
- vertegenwoordigers (mailinglijst) zullen de vergadering bijwonen, evenals belangrijke medewerkers van een andere partnerorganisatie;
- onderwerp - budgettoewijzing voor de periode;
- plaats - grote vergaderruimte;
- datum en tijd - 2018-10-11, zaterdag, start 13:00, eind 13:50;
- lijst met agendapunten, verantwoordelijk voor de toespraak, tijdslimiet voor elk probleem in de bijlage.
Soorten en soorten vergaderingen
Vergaderingen zijn een krachtige managementtool. Onder hen worden onderscheiden:
- formeel en informeel;
- operationeel, definitief, problematisch;
- industrieel, gerechtelijk enzovoort;
- per niveau: werkvloer, leiderschap, staatshoofden en dergelijke;
- besloten en open vergaderingen;
- educatief, informatief, verklarend;
- volgens de manier van communiceren: directe deelname aan de vergadering, selector, videoconferentie enzovoort.
De effectiviteit van de vergadering hangt af van de organisatie van de vergaderingen. Er moet rekening worden gehouden met de structuur van de onderneming, de bijzonderheden van de interactie met de werknemers, communicatiemethoden, de tewerkstelling van elk van de deelnemers, de noodzaak om problemen op te lossen en hun relevantie.
Operationeel, definitief en problematisch
Succesvol teamwerk betekent constantinteractie van alle links met het ontvangen van feedback. Hiervoor worden in de regel aan het begin van de werkdag operationele vergaderingen gehouden. "Verkrachters", "vijf minuten", "glider meetings", "letuchki" - zo worden ze onderling genoemd.
De workshop wordt bijgewoond door medewerkers die zijn aangesteld door de direct leidinggevende. De lijst met besproken onderwerpen is standaard: de resultaten van de afgelopen dag, doelen stellen voor vandaag, enzovoort. Dergelijke bijeenkomsten zijn van korte duur. Ze worden regelmatig gehouden, waarover alle deelnemers vooraf worden geïnformeerd.
Wrap-up meetings worden belegd om een grote hoeveelheid werk te bespreken. Het zou kunnen zijn:
- tijdsperiode: seizoen, kwartaal, heerschappij enzovoort;
- voltooiing van het plan, project, taak.
Er worden nauwgezette voorbereidingen getroffen voor dergelijke bijeenkomsten. Om deel te nemen aan de vergadering over het laatste nummer wordt bij voorbaat uitgenodigd. De deelnemers worden aangesteld door de leider. Hij specificeert ook de lijst met benodigde materialen voor een succesvolle implementatie. De tijd wordt zowel voor elke uitvoering als in het algemeen geregeld. De vergadering wordt opgenomen. Alle deelnemers moeten bekend zijn met de inhoud van het protocol.
Probleembijeenkomsten worden naar behoefte georganiseerd, In de regel zijn dit overmacht omstandigheden, ongeplande situaties. De persoon die verantwoordelijk is voor het oplossen van het probleem nodigt u uit om deel te nemen aan de vergadering over het gerezen probleem. De deelnemers worden benoemd door de leider. De timing is niet ingesteld. Als resultaat van de vergadering wordt een oplossing voor het probleem gemaakt, een analyse van de oorzaken van het optreden uitgevoerd,er wordt een lijst met preventieve maatregelen opgesteld. Loggen is vereist.
Uitnodiging
"Neem deel aan de bijeenkomst over de kwestie van …" - zo wordt de tekst van de uitnodigingsbrief meestal gelezen. Vervolgens moet u het hoofdonderwerp, datum, plaats, begin- en eindtijd van de vergadering specificeren. Maak vervolgens een lijst van de onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde zullen komen. En markeer voor elk item de verantwoordelijke personen. Het is niet overbodig om bij elk van de vragen de spreektijd aan te geven. Vragen zijn gerangschikt in volgorde van belangrijkheid van de oplossing.
Mogelijke fouten tijdens de vergadering
Iedereen die deelneemt aan de vergadering is verantwoordelijk voor het succesvolle en efficiënte verloop ervan. We zetten de typische fouten van deelname, organisatie en gedrag op een rij:
- afwezigheid, ontoereikendheid, onnauwkeurigheid in de formulering van het doel van de bijeenkomst;
- onvoldoende voorbereiding;
- afwezigheid of veronachtzaming van voorschriften;
- formalisatie, geen behoefte aan een vergadering;
- Ontijdige melding, onvoldoende tijd om voor te bereiden.
Verminder de efficiëntie van vergaderingen en vaak te laat komen.
Implementatiemethoden
Elke gemeente heeft:
- Het onderwerp is het doel, de besproken problemen en problemen.
- Het doelwit zijn degenen die de vergadering zullen bijwonen, mensen.
De keuze van de manier van dirigeren hangt af van wat het onderwerp en object zijn. We noemen de belangrijkste:
- rapport;
- uitwisselinginformatie of meningen;
- brainstormen;
- discussie.
