Communicatie is essentieel voor het succes van elke organisatie. Dit is een soort "bloedsomloop" van elke onderneming. Succesvolle executives, topmanagers en competente professionals hebben succes geboekt, grotendeels dankzij communicatieve vaardigheden. Hoe u interpersoonlijke, groeps- en organisatorische communicatie kunt versterken en tegelijkertijd kunt ontwikkelen, wordt in detail beschreven in ons artikel.
Communicatieproces - wat is het?
Communicatie is een procedure voor het uitwisselen van informatie, op basis waarvan de manager de informatie verwerft die nodig is om effectieve beslissingen te nemen, en ook de genomen beslissingen doorgeeft aan de werknemers van de onderneming. Bij slechte communicatie kunnen beslissingen foutief blijken te zijn. Mensen zullen niet goed begrijpen wat de autoriteiten van hen eisen, en dit gaat gepaard met een breuk in de interpersoonlijke relaties. De effectiviteit van communicatieprocessen wordt vaak bepaald door:de kwaliteit van beslissingen en hoe ze in de toekomst zullen worden uitgevoerd.
Informatie speelt een speciale rol bij de implementatie van interpersoonlijke en organisatorische communicatie. Dit is het resultaat van communicatie, de uiterlijke manifestatie van de communicatieve procedure. Informatie neemt een speciale plaats in in het verbale gedrag van een persoon. Het gaat van het ene onderwerp naar het andere. Tegelijkertijd kunnen individuen, groepen of hele organisaties hier als onderwerp optreden.
Communicatie kan worden gedaan door ideeën, meningen, vaardigheden, feiten, percepties of sensaties over te brengen. Het vereist het krijgen van de gewenste reactie in reactie. Tegelijkertijd moet er rekening mee worden gehouden dat het systeem van organisatorische communicatie en informatie verschillende fenomenen zijn, hoewel ze met elkaar verbonden zijn. Communicatie is dus niet alleen wat wordt verzonden, maar ook hoe dit "iets" wordt verzonden. Informatie is slechts een integraal onderdeel van het communicatieproces.
Organisatiecommunicatiesysteem
Communicatie is een proces waarbij twee of meer mensen bepaalde informatie uitwisselen. Het belangrijkste doel van organisatiecommunicatie is het verkrijgen van inzicht in de uit te wisselen informatie. Het feit van de uitwisseling is immers geen garantie voor het succes van de geïmplementeerde procedure.
Het organisatorische communicatiesysteem bestaat uit verschillende onderwerpen:
- afzender - een persoon die een idee genereert of informatie selecteert voor verzending;
- kanaal - een manier om een reeks informatie te verzenden;
- ontvanger - de persoon die de informatie ontvangt en interpreteert;
- messages - directe informatie gecodeerd in een reeks specifieke tekens.
Afzender en ontvanger zijn de twee belangrijkste entiteiten. Tijdens het communicatieproces doorlopen ze verschillende onderling samenhangende stadia. Hun taak is om een bericht samen te stellen en een kanaal te gebruiken om het zo uit te zenden dat beide partijen het oorspronkelijke idee op dezelfde manier interpreteren. Dit is een nogal moeilijke taak, aangezien elke volgende stap de betekenis van het idee kan vervormen.
De vier fasen van interpersoonlijke en organisatorische communicatie zien er als volgt uit:
- een idee genereren;
- codering en selectie van het gewenste informatietransmissiekanaal;
- overdracht van informatie;
- decodering.
Een beetje meer over elke stap.
Communicatie-elementen
Vaak kan de communicatieprocedure slechts een paar seconden duren, en daarom is het vrij moeilijk om er specifieke fasen in te onderscheiden. Niettemin identificeerden en analyseerden sociologen vier hoofdfasen van het communicatieproces.
De eerste fase wordt het genereren van ideeën genoemd. Organisatorische communicatie is een procedure die begint met het formuleren van bepaalde informatie. De afzender lost het probleem op door een bericht af te leveren. Vaak mislukken dergelijke pogingen al in de eerste fase, omdat de afzender niet genoeg tijd besteedt aan het nadenken over het idee.
Veel experts benadrukken het belang, zelfs de overheersendewaarde van de eerste trap. "Begin niet te praten voordat je begint te denken", zei Jefferson Davis, een held uit de Amerikaanse Burgeroorlog, ooit. Je moet altijd nadenken over het idee dat je op de ontvanger wilt overbrengen. U moet zeker zijn van de relevantie en geschiktheid van dit idee, evenals van de specifieke situatie en het doel.
De tweede stap heet codering en kanaalselectie. De organisatiecultuur van communicatie vereist een herformulering van het idee dat de zender in bepaalde symbolen wil overbrengen. Het kunnen woorden, gebaren, intonaties of iets anders zijn. Het is de codering die van een idee een compleet bericht maakt.
Om het idee goed over te brengen, moet de afzender een kanaal kiezen dat compatibel is met het type tekens dat wordt gebruikt voor codering. De bekendste zijn spraak, schrift en verschillende soorten elektronische media: video-opnamen, e-mail, computers, enz. Overdracht van materiaal is niet mogelijk als het kanaal niet geschikt is voor de fysieke vorm van de geselecteerde karakters. Er moet ook worden opgemerkt dat de effectiviteit van communicatieprocessen kan worden verminderd als het kanaal niet past bij het idee dat in de eerste fase is ontwikkeld.
De derde fase in de procedure van interpersoonlijke, groeps- of organisatorische communicatie is de directe overdracht van informatie. De afzender gebruikt het kanaal om het bericht af te leveren - het gecodeerde idee wordt fysiek verzonden.
Ten slotte wordt de laatste stap decodering genoemd. De ontvanger verta alt de ontvangen karakters die door de afzender zijn samengesteld naar:eigen gedachten. De voltooiing van de communicatie is verbonden met de formulering van het idee door de twee onderwerpen van het proces.
Soorten communicatie
Organisatiecommunicatie is een breed en zeer omvangrijk proces met veel verschillende elementen. Volgens de meest voorkomende classificatie is de communicatieve procedure verdeeld in intern en extern. Het externe proces is de interactie tussen de organisatie en de externe omgeving. Bovendien hebben externe factoren een sterke invloed op de activiteiten van de organisatie.
Bedrijven gebruiken verschillende middelen om te communiceren met de componenten van hun externe omgeving. Bestaande potentiële consumenten krijgen de nodige informatie via reclame of andere middelen om goederen te promoten. Van het allergrootste belang is hier een bepaald beeld dat het organisatiebeeld vormt.
Het tweede type communicatie wordt intern genoemd. Dit zijn intra-organisatorische schakels tussen verschillende niveaus en afdelingen. Ze kunnen formeel of informeel zijn.
Formele communicatieverbindingen zijn fenomenen die worden bepaald door de organisatiestructuur van de onderneming, de relatie tussen managementniveaus en functionele eenheden. Informele communicatie is het zogenaamde "geruchtkanaal". Geruchten worden niet altijd als onjuiste informatie beschouwd. Studies tonen aan dat meer dan 80% van de organisatorische geruchten een zeer reële en goed onderbouwde gebeurtenisbasis hebben.
Organisatiecommunicatie is het breedste systeem van informele kanalen. Dit kan de volgende soorten informatie bevatten:
- verandering van de organisatiestructuur;
- aanstaande promoties en transfers;
- details van organisatorische geschillen;
- aanstaande productieverlagingen;
- informele bijeenkomsten, enz.
Volgens een andere classificatie wordt de structuur van organisatorische communicatie gevormd door niveaus. De processen van informatieoverdracht kunnen dus verticaal worden geïmplementeerd - dat wil zeggen, ze kunnen aflopend en oplopend zijn. De dalende groep informatieprocessen is de overdracht van informatie van een hoger naar een lager niveau - bijvoorbeeld wanneer een medewerker wordt gevraagd naar taken, prioriteiten, gewenste resultaten, enz. Opwaartse communicatie wordt uitgevoerd in de vorm van voorstellen, rapporten, toelichtingen, enz.
Je moet ook aandacht besteden aan de communicatieprocessen tussen afdelingen, tussen de werkgroep en de autoriteiten, vakbondsvertegenwoordigers en management, enz.
Soorten communicatiebarrières
De effectiviteit van een organisatiecultuur van communicatie kan merkbaar worden verminderd door zogenaamde barrières - interpersoonlijke barrières. Op systeemniveau zijn ze onderverdeeld in verschillende typen.
De eerste barrière kan te wijten zijn aan perceptuele omstandigheden. De taak van een manager of een andere vertegenwoordiger van de bestuursstructuur is om de essentie van perceptie te begrijpen, om de 'realiteit voor het individu' te bepalen. Het is bekend dat mensen niet reageren op echte fenomenen in hun omgeving, maar opmanieren om deze verschijnselen waar te nemen. Door de factoren te begrijpen die de perceptie beïnvloeden, kunnen veel barrières worden overwonnen.
Het meest voorkomende voorbeeld van een perceptuele barrière is het conflict tussen de werkvelden van de ontvanger en de zender. Dezelfde informatie kan op verschillende manieren worden geïnterpreteerd, afhankelijk van hun ervaring. Mensen kunnen selectief informatie ontvangen, rekening houdend met hun interesses, opvattingen, behoeften en emotionele toestand.
De volgende organisatorische communicatiebarrière wordt semantisch genoemd. Semantiek is de wetenschap om woorden te gebruiken en betekenis te geven. Vaak leiden bepaalde woorden tot misverstanden, omdat ze hun betekenis kunnen veranderen afhankelijk van de context.
Non-verbale barrières zijn de derde groep communicatiebarrières. We hebben het over alle karakters behalve woorden. Dit is een glimlach, een gespannen gezicht, gefronste wenkbrauwen, oogcontact en meer. Bijzonder belangrijk hier is de intonatie - hoe de woorden precies worden uitgesproken. Een en dezelfde zin kan een ander karakter krijgen, een ongelijke emotionele connotatie.
Ineffectieve feedback is de vierde problematische factor in organisatorische communicatie. Iedereen kent de waarde van op zijn minst enige reactie op het verzonden bericht. Anders zal een van de partijen de communicatie als mislukt beschouwen.
Problemen oplossen in het communicatiesysteem van de organisatie
Momenteel zijn er verschillende strategieën ontwikkeld omeffectief communicatiebarrières overwinnen en de efficiëntie van communicatie verbeteren op het niveau van medewerkers van de organisatie.
Ten eerste moet het management van de onderneming aandacht besteden aan de ontwikkeling van communicatieve vaardigheden van hun werknemers. De meest populaire methode van interactie tussen proefpersonen is actief luisteren. De betekenis van deze techniek ligt in het vermogen van de luisteraar om de spreker te helpen precies te zeggen wat hij aanvankelijk wilde overbrengen. Er zijn verschillende principes van actief luisteren:
- stel vragen, maar onderbreek de spreker niet;
- de gesprekspartner aan u geven, een vriendelijke en warme sfeer creëren;
- wees geduldig en vermijd conflicten tijdens de leerfase;
- toon sympathie en interesse in de gesprekspartner;
- probeer afleiding te neutraliseren, vermijd inmenging van buitenaf.
Ten tweede moeten bazen hun eigen wensen en ideeën verduidelijken voordat ze deze doorgeven. Het is noodzakelijk om regelmatig na te denken en te analyseren over kwesties en problemen die tot object van overdracht moeten worden gemaakt.
Efficiënte organisatorische communicatie kan worden bereikt door het gebruik van technieken zoals feedback geven, "van buitenaf kijken", vatbaarheid voor potentiële problemen, enz.
Interpersoonlijke communicatie
Elke vorm van organisatorische communicatie wordt alleen als succesvol beschouwd als de belangrijkste elementen kwalitatief blijken te zijn gevormd -fenomenen van interpersoonlijke communicatie. Hoe de communicatie tussen twee of meer onderwerpen correct vormgeven? Om te beginnen, zijn er een paar principes om in gedachten te houden:
- onomkeerbaarheid van de vernietiging van wat er is gezegd of verzonden;
- feedback als onmisbare voorwaarde van het communicatieproces;
- onomkeerbaarheid en onvermijdelijkheid van interpersoonlijke communicatie in de samenleving.
Er zijn drie hoofdvormen van communicatie. Dit is een bekende dialoog, monoloog en polyloog. Het is de laatste vorm die een speciale rol speelt bij het opbouwen van een organisatorische vorm van communicatie.
Manieren om communicatieprocessen te optimaliseren
Let vooral op feedback. Het is een essentieel onderdeel van organisatorische communicatie. De rol van dit onderdeel kan niet worden onderschat. Het is de reactie die het communicatieproces het meest kwalitatieve en effectieve maakt.
Houd er rekening mee dat feedback tijdig en duidelijk gestructureerd moet zijn. Het moet een geparafraseerd origineel bericht en een aantal verhelderende vragen bevatten. Het is onwenselijk om het oorspronkelijke bericht te evalueren - zowel negatief als positief.
De meest gebruikelijke en betrouwbare manier om feedback te krijgen, is door vragen te stellen. Meestal zijn ze nodig om het inkomende bericht te vergelijken met wat de ontvanger oorspronkelijk wilde horen. Hetzelfde geldt voor de afzender: hij kan aanvullende vragen stellen aan de ontvanger om het verzonden materiaal te vergelijken met wat oorspronkelijk bedoeld was om te worden geformuleerd.
Vooreffectief beheer van organisatorische communicatie, is het noodzakelijk om te proberen de technische communicatieve vaardigheden van werknemers te ontwikkelen - namelijk het schrijven van memo's, het gebruik van fax, e-mail, enz.
Managementsystemen en een communicatiecultuur moeten duidelijk worden vastgesteld. Moderne organisaties kunnen "hotlines" van het bedrijfstype gebruiken - wanneer werknemers op elk moment informatie kunnen uitwisselen, verhelderende vragen kunnen stellen, hun gedachten en waardeoordelen kunnen uiten, gezamenlijke picknicks, excursies, enz. Kunnen organiseren. Dit zijn allemaal informele voorbeelden van organisatorische communicatie
Er zijn dus nogal wat manieren om de effectiviteit van organisatorische communicatie te verbeteren. Tegelijkertijd blijft één vraag relevant: waarom zijn gegevensuitwisseling en communicatieprocedures überhaupt nodig? Welke betekenis hebben ze en welke betekenis dragen ze? Laten we proberen het verder uit te zoeken.
Het belang van communicatie in het organisatieproces
De moderne periode in de ontwikkeling van communicatieprocessen stelt ons in staat om dit fenomeen te evalueren als een product dat wordt bepaald door de behoeften van sociale productie. Traditionele factoren zoals arbeid, land en kapitaal zullen alleen werken als gegevensuitwisseling en communicatieprocedures effectief worden gebruikt.
Communicatie wordt opgevat als een systeem van informatieoverdracht en respons. Dit is de uitwisseling van kennis, intellectueel eigendom, verschillende soorten informatie, enz. De procedure voor het specialiseren van managementcommunicatieactiviteiten wordt benadrukt ineen speciaal type professionele service, met als doel de effectieve vorming en competente ontwikkeling van alle soorten organisatiekapitaal. Dit doel kan alleen worden bereikt door het gebruik van speciale technologieën, hulpmiddelen, methoden en mechanismen voor het verzenden van informatie.
Het is bekend dat er zonder communicatie geen communicatie is, en zonder communicatie kan er geen sprake zijn van het bestaan van een groep. Communicatie is dus een bepalende voorwaarde voor de ontwikkeling van de groep en haar leven.
Alle communicatie kan in twee groepen worden verdeeld: formeel en informeel. De eerste groep omvat elementen van het voorgeschreven type, dat wil zeggen diegene die plaatsvinden in het controleproces. Informele vormen van communicatie hebben een kleiner aandeel. Ze ontstaan spontaan en worden meestal niet besproken. Tegelijkertijd is elke medewerker zich bewust van het feit van zijn bestaan.
Een manager of andere leider moet de communicatiemiddelen goed beheersen. Zijn verantwoordelijkheden omvatten het juiste gebruik van de ontvangen tools in het communicatieproces, het overwinnen van barrières en barrières.
Het organisatorische gedrag van communicatie is het overbrengen van informatie aan managers en beslissingen aan uitvoerders. Zonder communicatieprocessen is het onmogelijk om een organisatie op te bouwen en de coördinatie van menselijke activiteiten te verzekeren.
De procedure voor informatieoverdracht helpt dus bij alles: het stelt je in staat om een verbinding te leggen tussen een bepaalde organisatie en de externe omgeving, om te organisereninteractie van alle managementfuncties en consistentie van genomen beslissingen.
Soorten communicatienetwerken
Als we het hebben over het systeem van organisatorische communicatie, is het noodzakelijk om het concept van een communicatienetwerk te benadrukken. Twee organisatie-eenheden die door een lijn met elkaar zijn verbonden, worden een kanaal genoemd. Op het moment van informatieoverdracht kan een kanaal twee of meer organisatieonderdelen koppelen. Dit is hoe een informatienetwerk wordt gevormd - een vrij algemeen verschijnsel voor elke organisatie.
Netwerken zijn open en gesloten. Open hebben geen belemmeringen voor de informatiestroom via de beschikbare kanalen. Dit is bijvoorbeeld een "keten" - een lineaire verbinding voor de overdracht van informatie. "Chain" is effectief voor repetitieve, routinematige operaties, maar is slecht geschikt om in voortdurend veranderende omstandigheden te werken. Een soortgelijk schema is "Wheel". Alle informatie komt vroeg of laat terecht bij de medewerker die centraal staat.
Gesloten netwerken zijn beperkt in de manier waarop informatie wordt verspreid. Ze worden gebruikt door organisaties die handelsgeheimen bewaren.
