Interne controle en audit zouden een prominente plaats moeten krijgen in elk bedrijf dat over beperkte middelen beschikt en niet failliet wil gaan. In de uitgestrektheid van Rusland verliest dit aspect zijn relevantie niet, zowel in wetgevend als institutioneel en professioneel opzicht. Dus wat is een interne auditorganisatie?
Omgaan met terminologie
Laten we aandacht besteden aan de basisconcepten en allereerst zullen we analyseren wat een interne audit is. Deze uitdrukking wordt gebruikt om activiteiten aan te duiden die worden gereguleerd door interne documenten van de organisatie om verschillende aspecten van het werk van de structuur en managementeenheden te controleren, die worden uitgevoerd door vertegenwoordigers van de bevoegde instantie binnen het vastgestelde kader.
De eindverbruiker van informatie kan een raad van bestuur, een algemene vergadering van aandeelhouders of leden van een bedrijf, een uitvoerend orgaan, enzovoort zijn.
Het nagestreefde doel is om de managementlink te helpen om de verschillende elementen van het systeem effectief te controleren. De belangrijkste taak -betrouwbare informatie te verstrekken over verschillende onderwerpen die van belang zijn. Interne auditors voeren algemene functies uit:
- Beoordeel de geschiktheid van het (de) controlesysteem(en). Dit betekent het controleren van koppelingen, het doen van met redenen omklede en redelijke voorstellen die gericht zijn op het wegwerken van de geconstateerde tekortkomingen, evenals het opstellen van aanbevelingen om de efficiëntie van het beheer te vergroten.
- Evaluatie van de prestaties. Het impliceert de presentatie van expertbeoordelingen voor verschillende aspecten van het functioneren van organisaties, evenals het doen van gemotiveerde voorstellen in termen van verbetering ervan.
Soortendiversiteit
Wat kan een intern auditsysteem zijn? Markeer:
- Functionele audit van het (de) managementsysteem(en). Het wordt uitgevoerd om de productiviteit en efficiëntie van elk deel van de economische activiteit te evalueren.
- Cross-functionele audit. Beoordeelt de kwaliteit van de uitvoering van verschillende taken, evenals de onderlinge verbinding en interactie in het land.
- Organisatorische en technologische audit van managementsysteem(en). Het wordt weergegeven in de uitoefening van controle over verschillende links. Alles wat met management te maken heeft, is interessant. Bijzondere aandacht wordt besteed aan technologische en/of organisatorische rationaliteit.
- Auditie van activiteiten. Het omvat het uitvoeren van een objectief onderzoek en een uitgebreide analyse van alle werkgebieden en lopende projecten om kansen voor verbetering te identificeren. Daarnaast,verificatie van de elementen die de organisatie verbinden met de externe omgeving kan worden gestart. Voorbeelden zijn professionele connecties, imago en dergelijke. Hier worden de auditors geconfronteerd met de kwestie van het vinden van de sterke en zwakke punten van het werk van de organisatie en het beoordelen van de stabiliteit van haar positie in systemen van hogere orde en de vooruitzichten voor ontwikkeling en groei.
- Als een audit gelijktijdig wordt uitgevoerd op de vier voorgaande punten, dan wordt dit aangemerkt als een uitgebreide audit van het managementsysteem van de organisatie.
- Controleren op naleving van regelgeving. Hierbij wordt vastgesteld of de wetten, voorschriften en instructies van de bestuursorganen van de organisatiestructuur worden nageleefd.
- Controleren op geschiktheid. Het impliceert de uitoefening van controle over de activiteiten van ambtenaren in termen van rationaliteit, redelijkheid, doelmatigheid, bruikbaarheid en geldigheid van hun beslissingen.
Theoretisch aspect van systeemconstructie
Dus we hebben de theoretische punten overwogen. Maar hoe wordt de interne auditdienst gevormd? In eerste instantie ontwikkelt de administratie het beleid en de uitvoerbare procedures van het bedrijf. Maar het personeel kan ze niet altijd begrijpen, ze negeren ze vaak gewoon en managers hebben soms niet genoeg tijd om tekortkomingen tijdig te controleren en op te sporen. Daartoe wordt de dienst Interne Audit opgericht. Het is hun taak om managers te helpen bij controlekwesties, bescherming te bieden tegen ambtsmisbruik en fouten, risicogebieden en werk te identificerenover het wegwerken van toekomstige tekorten of tekortkomingen. Bovendien kunnen ze helpen bij het identificeren en elimineren van zwakke punten in managementsystemen. Dit alles moet worden besproken met de hoogste autoriteiten, waarvoor informatie wordt verzameld.
Stappen van het bouwen van een systeem
Laten we zeggen dat we moeten zorgen voor een hoogwaardige en volledige interne audit in de onderneming. Om dit te doen, moet u een proces met meerdere fasen organiseren, dat de volgende stappen omvat:
- Kritische analyse gevolgd door een vergelijking van eerder gedefinieerde economische doelen van het functioneren van de organisatie, strategie en tactiek van de structuur, de gevolgde handelwijze, kansen.
- Ontwikkelen en vervolgens documenteren van een verbeterd bedrijfsconcept dat alle behoeften en behoeften weerspiegelt. Het moet ook voorzien in een reeks maatregelen waarmee het in de toekomst met succes kan worden geïmplementeerd en ontwikkeld. Daarnaast is het noodzakelijk om aandacht te besteden aan de belangrijkste punten. Voor hen kunnen aparte voorzieningen worden opgesteld die betrekking hebben op personeel, boekhouding, aanbod, marketing, innovatie, productie en technologie, financieel en investeringsbeleid. Ze moeten gebaseerd zijn op een diepgaande analyse van elk element en de meest geschikte opties voor de organisatie kiezen.
- Analyse van de effectiviteit van de huidige structuur met daaropvolgende aanpassing. Er wordt gewerkt aan een bepaling die van invloed is op de organisatiestructuur, waarbij het noodzakelijk is om alle organisatorische verbanden te beschrijven, met vermelding van de bestuurlijke, functionele en methodologischeondergeschiktheid, werkterreinen, uitgeoefende functies, regels van relaties. Er wordt ook een werkstroomschema gemaakt.
- Oprichting van een interne auditeenheid.
- Ontwikkeling van standaard procedures. Zorgt voor het opstellen van formele instructies voor de controle van specifieke economische en financiële transacties. Ze zijn nodig voor het beoordelen van het kwaliteitsniveau (betrouwbaarheid) van informatie, effectief resourcebeheer en het stroomlijnen van relaties tussen specialisten.
Waarom is interne controle en audit nodig?
De opportuniteit van een dergelijk besluit kan worden uitgedrukt in de volgende stellingen:
- Laat het uitvoerend orgaan zorgen voor effectieve controle over individuele onderdelen van de organisatie.
- Gerichte controles en analyses uitgevoerd door auditors maken het mogelijk om productiereserves te identificeren en de basis te leggen voor het verhogen van de efficiëntie, evenals de meest veelbelovende ontwikkelingsgebieden.
- Specialisten op wiens schouders de uitoefening van controle vaak adviserende functies uitoefenen met betrekking tot boekhoudkundige en financiële en economische diensten, evenals functionarissen van de hoofdorganisatie, haar filialen en dochterondernemingen.
In dergelijke gevallen wordt in de regel één algemeen schema gebruikt om maximale dekking en effectiviteit te garanderen. Het ziet er ongeveer zo uit:
- De specifieke reeks problemen die door de interne auditafdeling moeten worden aangepakt, is geïdentificeerd en duidelijk gedefinieerd. Voor hen wordt een systeem van doelen gecreëerd, overeenkomend metbedrijfsbeleid.
- De belangrijkste functies die nodig zijn om de doelen te bereiken worden bepaald.
- Het combineren van hetzelfde type indicatoren in groepen, en op basis daarvan structurele eenheden creëren die gespecialiseerd zijn in hun verwerking, implementatie en prestatie.
- Er wordt gewerkt aan een relatieschema waarin plichten, rechten en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Dit moet voor elke structurele eenheid worden uitgewerkt en het resultaat documenteren in de regelgeving en functiebeschrijvingen.
- De verbinding van alle elementen van het systeem tot één geheel. Bepaling van de status van de organisatie.
- Integratie van de interne auditafdeling in andere delen van de bedrijfsmanagementstructuur.
- Ontwikkeling van interne werkstandaarden.
Daarna kunnen we praten over het uitvoeren van een interne audit.
Over principes en vereisten
Wat moet er worden gedaan om een efficiënt systeem te krijgen? Om dit te doen, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de volgende punten worden nageleefd:
- Het principe van verantwoordelijkheid. Daarin staat dat wanneer er een interne audit is, de persoon (groep mensen) die de audit uitvoert disciplinaire, administratieve en economische verantwoordelijkheid moet dragen voor het onjuist uitvoeren van hun taken.
- Het principe van evenwicht. Onlosmakelijk verbonden met de vorige. Daarin staat dat de auditor geen controlefuncties kan krijgen zonder de middelen te verschaffen om ze uit te voeren. Er mag ook niets extra's worden uitgegeven dat niet zal worden gebruikt in de werkactiviteit.
- Het principe van het tijdig melden van afwijkingen. Hij zegt dat eventuele extra informatie die tijdens de periode dat een interne audit wordt uitgevoerd naar buiten komt, zo snel mogelijk moet worden overgedragen aan de managementschakel. Als niet aan deze eis wordt voldaan en ongewenste afwijkingen worden verergerd, gaat de betekenis van controle verloren.
- Principe van correspondentie tussen beheerde en bestuurssystemen. Daarin staat dat het controlesysteem flexibel genoeg moet zijn om effectieve en adequate gegevensverificatie mogelijk te maken.
- Het principe van complexiteit. Er staat dat volwaardige interne controle en audit verschillende soorten objecten moeten omvatten.
- Het principe van scheiding van taken. Het voorziet in de taakverdeling tussen specialisten op een zodanige manier dat ze machtsmisbruik minimaliseren en individuen niet toestaan om problematische feiten te verbergen.
- Het principe van goedkeuring en toestemming. Het bepa alt dat de formele coördinatie van alle lopende financiële en economische operaties door de relevante ambtenaren binnen hun bevoegdheden moet worden verzekerd.
Basisvereisten voor succes
We hebben de interne audit al redelijk goed behandeld. De kwaliteiten die nodig zijn om het efficiëntieniveau te verhogen zijn:
- Inbreuk claim. Voorziet in de noodzaak om specifieke voorwaarden te scheppen die de organisatie of haar medewerker (hun groep) benadeeld maken en het elimineren van afwijkingen stimuleren.
- Te veel concentratie van primaire controles op één persoon vermijden, wat kan leiden tot verkeerde rapportage en/of misbruik.
- Het belang van de administratie vereisen. Er moet worden gezorgd voor een eerlijke en wederzijdse samenwerking van controle- en managementfunctionarissen.
- Eis voor de geschiktheid (aanvaardbaarheid) van de interne beheersingsmethodiek. Bepa alt dat de doelen en doelstellingen rationeel en doelmatig moeten zijn, evenals de verdeling van de uitgevoerde functies.
- De vraag naar continue verbetering en ontwikkeling. Na verloop van tijd raken zelfs de meest geavanceerde methoden achterhaald. Daarom moet het systeem flexibel zijn en aangepast aan nieuwe taken, zelfs met aanpassingen.
- Prioriteitsvereiste. Controle over kleine operaties mag niet afleiden van de echt belangrijke taken.
- Uitsluiting van onnodige controlestappen. Het is noodzakelijk om activiteiten rationeel te organiseren, zonder extra geld en arbeid uit te geven.
- Eenvoudige verantwoordelijkheidsvereiste. De vraag naar actie en observatie moet afkomstig zijn van een enkel centrum (individuele of specifieke groep).
- De eis van regelgeving. De effectiviteit van het interne toezichtsysteem hangt rechtstreeks af van wat en hoeveel problemen werden voorzien door de regelgevende documentatie.
- Vereiste voor mogelijke functionele vervanging. Als een internecontrole-entiteit zich tijdelijk heeft teruggetrokken uit het beoordelingsproces, mag dit geen nadelige invloed hebben op de procedures of activiteiten onderbreken.
Over efficiëntie en effectiviteit
Bij het vergelijken van externe en interne audit vormen zich twee significante kampen, elk met zijn eigen visie op wat het meest geschikt is. Ze staven hun standpunten met redelijk gewichtige argumenten. Een goede interne audit kan dus gebaseerd zijn op kennis van de interne mechanismen in de organisatie en veel potentieel gevaarlijke of veelbelovende punten identificeren, terwijl de betrokkenheid van externe specialisten persoonlijke sympathie kan minimaliseren en de onpartijdigheid van de audit kan garanderen. Over het algemeen neemt elke organisatie, afhankelijk van de omstandigheden, een onafhankelijke beslissing over wiens diensten ze gaan gebruiken, maar het is aan managers om het resultaat van hun werk te verbeteren.
Hoe de prestaties van interne controle verbeteren?
We willen allemaal meer met minder middelen. Is het mogelijk om het proces van interne audit te overwegen en de effectiviteit ervan te vergroten? Nogal. Wat moet hiervoor worden gedaan? De eenvoudigste optie is om ethische normen en professionele normen te ontwikkelen. Als ze adequaat zijn, zal een van hun naleving het mogelijk maken om een hoge kwaliteit van het werk te bereiken.
Bovendien moet het senior management periodiek het internecontrolesysteem controleren. Wat moeten inspecteurs doen? Wat is hun ideale portret? Het Institute of Internal Auditors is sinds 1941 actief in de Verenigde Staten. In de Russische Federatie begint deze structuur net te ontstaan, dus we gebruiken de ervaring van buitenlandse collega's. Instituut voor Interne Auditorenheeft een aantal aanbevelingsdocumenten uitgegeven, waarin de belangrijkste inzet is:
- Onafhankelijkheid. Onpartijdige uitvoering van hun taken en het uiten van objectieve oordelen worden geïmpliceerd. Tegelijkertijd hoef je niet te vertrouwen op de oordelen van collega's.
- Objectiviteit. Dit punt volgt direct uit het vorige. Objectiviteit vereist dat het werk met vaardigheid en integriteit wordt gedaan. Bij het opstellen van een rapport moet de specialist feiten en speculatie duidelijk scheiden.
- Loyaliteit. Dit houdt in dat interne auditors zich niet bewust mogen bezighouden met ongepaste of illegale activiteiten die ertoe kunnen leiden dat resultaten in diskrediet worden gebracht.
- Verantwoordelijkheid. Aangenomen wordt dat de specialist de werkzaamheden uitsluitend binnen zijn mogelijkheden en vakbekwaamheid moet uitvoeren. Hij moet ook verantwoordelijk worden gehouden voor zijn daden.
- Privacy. Er moet voorzichtigheid worden betracht bij het gebruik van informatie die tijdens het werk toegankelijk is.
Laatste voorbeeld
Dat is het einde van het artikel. We hebben al gekeken naar wat interne audits zijn. Een voorbeeld zal de opgedane kennis consolideren. Laten we zeggen dat we een commerciële structuur hebben. Plots begint een omzetdaling te worden geregistreerd, hoewel de werkdruk en omzet niet zijn veranderd. Om de reden te achterhalen, begint een interne financiële audit. In eerste instantie is er een kennismaking met de documentatie die het verkeer van fondsen beschrijft,operaties en dergelijke. De juistheid van het ontwerp en de afwezigheid van sporen van vervalsing worden onderzocht. Als in dit geval niets verdachts kan worden gevonden, gaat de interne financiële audit over naar het stadium van afstemming van de werkelijke situatie en de situatie weergegeven in de documentatie. Het controleert bijvoorbeeld in het magazijn of de aangegeven materialen, blanks, werktuigen echt bestaan. Ook is er aandacht voor verbruiksartikelen. Dus als een auto 100 kilometer per dag aflegt en tegelijkertijd 50 liter benzine verbruikt, zou dit verdacht moeten zijn. Het is noodzakelijk om alle mogelijke aspecten van het optreden van tekorten, verspilling en diefstal goed te bestuderen. Na voltooiing van een interne audit moet documentatie onmiddellijk worden ingediend bij het senior management om verergering van geïdentificeerde problemen te voorkomen en om het nemen van adequate snelle corrigerende maatregelen te vergemakkelijken.
