Elk beroep vereist een bepaald aantal manieren. Het zijn deze manieren die bekend staan als professionele zakelijke etiquette. Het wordt in de regel door absoluut alle leden van de organisatie nageleefd.
Je hoeft maar even na te denken over hoe de communicatie in de werkkring eruit zou zien als de professionele etiquette niet gerespecteerd zou worden. Het is onwaarschijnlijk dat zakenpartners onder ongunstige omstandigheden tot overeenstemming zouden kunnen komen en collega's zouden elkaars mening en standpunt simpelweg niet respecteren. Het is de moeite waard om te overwegen wat de basis is van professionele en kantooretiquette, waarop ze zijn gebaseerd en wat hun taak is.
Wat is het en waarom volgen?
Zakelijke etiquette is het vermogen om een prettige werksfeer te behouden, een beleefde en respectvolle houding ten opzichte van management, collega's en ondergeschikte medewerkers. De regels van de professionele etiquette kunnen per organisatie enigszins verschillen. Er zijn echter enkele universele bepalingen die bijna overal en voor de meeste professionele industrieën van toepassing zijn.
Doelberoepsethiek en kantooretiquette is het opbouwen van waardevolle en respectabele zakelijke relaties met collega's en partners. Dit moment is erg belangrijk voor elk bedrijf of onderneming, omdat het een omgeving creëert waarin alle leden van de organisatie zich veilig, comfortabel en ontspannen voelen.
Nu duidelijk is geworden waar zakelijke etiquette voor is, is het de moeite waard om te overwegen wat de basisregels zijn. Als ze ze uit het hoofd hebben geleerd, kan iedereen voor partners en collega's verschijnen in de vorm van een beleefde gesprekspartner met wie het prettig is om mee om te gaan.
Sta altijd op als je optreedt
Op kantoor of gewoon in een zakelijke omgeving zou iedereen moeten opstaan als ze aan iemand worden voorgesteld of in het gezelschap van meerdere mensen worden voorgesteld. Als een persoon niet in staat is op te staan omdat hij verrast is, moeten ze op zijn minst proberen voorover te leunen of een hand te schudden.
Bedankt moet gepast en discreet zijn
Veel mensen maken vaak een fout bij het uiten van dankbaarheid aan collega's of partners. Als het woord "dank u" meerdere keren wordt herhaald, verliest het zijn waarde.
Wanneer een persoon een dienst wordt bewezen, probeert hij te benadrukken dat het belangrijk en prettig voor hem is, maar soms nemen emoties het over en verandert het uiten van dankbaarheid in een stroom van nutteloze stortvloed van complimenten en onderscheidingen. Beroepsethiek en etiquette accepteren dit echter niet. Het is belangrijk om te onthouden dat je een persoon niet kunt bedanken voor:meer dan eens of (hoogstens) twee keer praten, anders zal de dankzegging er een beetje wanhopig en hulpeloos uitzien.
Voordat je iemands kantoor binnengaat, moet je kloppen
Het kantoor van een persoon is zijn persoonlijke ruimte. Je moet iemands grenzen niet overtreden door er simpelweg in te breken. Een klop op de deur is een teken dat de deur nu opengaat en dat er iemand binnenkomt. Een persoon heeft een paar seconden om het werk te onderbreken, af te stemmen en aandacht te schenken aan wat binnenkomt.
Nooit onaangekondigd binnen. Als we het over werk hebben, dan heeft niemand absoluut niet het recht om iemands werk te onderbreken met een onzorgvuldig uiterlijk, omdat een persoon op een bepaald moment zijn functies uitvoert die hem zijn toevertrouwd. Het is belangrijk om de ruimte en privacy van anderen te respecteren.
Als de deur naar het kantoor open is (maar het is duidelijk dat de persoon ondergedompeld is in het werk), moet je waarschuwen voor je uiterlijk. Om dit te doen, hoef je alleen maar zachtjes op de deuropening te kloppen.
Het kruisen van benen moet worden vermeden
Je benen kruisen in een zakelijke omgeving of tijdens een vergadering is hoogst ongepast. Hoewel zowel mannen als vrouwen het vaak doen. Deze pose moet echter koste wat kost worden vermeden.
Als je om wat voor reden dan ook echt je benen moet kruisen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je bij de enkels kruist en niet bij de knieën. Ervaren zakenmensen of gewoon professionele managers weten dat het kruisen van benen of armen een signaal is dat een persoon gewoon iswil de communicatie niet voortzetten of is het niet eens met de mening van anderen. Maar waarom zou je anderen de kans geven om zichzelf te lezen door middel van gebaren, zoals een opengeslagen boek? Het is beter om jezelf niet te compromitteren met je eigen gedrag en je kalmte te bewaren in elke situatie.
Het indexteken moet worden gemaakt met een open handpalm
Het aanwijsgebaar wordt vaak gebruikt in zakelijke omgevingen. Het kan door een persoon worden gebruikt wanneer hij de aandacht van luisteraars op iets wil vestigen (een grafiek, een document, een tabel, enz.) of om naar iemand te wijzen. In de regel wordt de tweede optie het vaakst gebruikt door leidinggevend personeel of senior managers.
Wat de implicatie van dit gebaar ook is, het moet zo worden gedaan dat de wijsvinger naar het object wijst, de andere vingers niet tegen de handpalm worden gedrukt en de handpalm zelf open is. Het wijzende gebaar zal dus zachter zijn en geen slechte associaties veroorzaken.
Onderbreek niemand
De mening van elke medewerker kan van groot belang zijn in het werk, en iedereen (naar beste vermogen) kan opmerkingen maken in een groepsdiscussie. Men dient echter de grenzen van het fatsoen in acht te nemen en te spreken volgens de goedgekeurde (openlijk of in het geheim) voorschriften.
Als het nodig is om bezwaar te maken tegen de spraak van de sprekende persoon of deze aan te vullen, moet u, volgens de professionele communicatie-etiquette, wachten tot er gelegenheid is om te spreken. Maar je moet andere mensen niet onderbreken.
Je moet oppassen wat je zegt
Iedereenkan een situatie tegenkomen waarin een collega of ondergeschikte extreme irritatie veroorzaakt. Hoe nijpend de situatie ook is, je moet kalm blijven en op je woorden letten.
Als we het hebben over godslastering of obscene woorden, is dit een absoluut taboe vanuit het oogpunt van professionele etiquette. Mondelinge en schriftelijke communicatie moet altijd beleefd en respectvol zijn. Het is belangrijk om jezelf te beheersen en geen grofheid, vernedering of minachting voor collega's, ondergeschikten of zakenpartners in je uitingen toe te staan.
Ik moet wegblijven van roddels
Het kan heel verleidelijk zijn om je over te geven aan roddels op kantoor, maar het is de moeite waard eraan te denken om er vanaf te blijven. Roddelen over collega's verpest niet alleen hun imago in de organisatie, maar laat ook zien dat de mensen die over hen praten niet beter zijn.
Zelfs als nieuwsgierigheid verleidelijk is, sluit je dan niet aan bij collega's die geruchten over andere mensen bespreken. Je moet je vooral onthouden van commentaar.
Punctualiteit is belangrijk
Het maakt niet uit hoe druk iemand is of hoe hoog zijn positie in de organisatie is, je moet altijd op tijd zijn voor vergaderingen en vergaderingen. Te laat komen geeft aan dat een persoon onoplettend is en de tijd van anderen niet respecteert.
Als je om wat voor reden dan ook te laat moet zijn, is het beter om ervoor te waarschuwen. U kunt dit zelf doen of via een persoonlijke assistent.
Je moet je telefoon weghouden tijdensonderhandelingen en vergaderingen
U kunt tijdens zakelijke bijeenkomsten niet gebeld worden, sms-berichten beantwoorden en e-mails bekijken. Dit is buitengewoon irritant voor anderen en wijst op een respectloze houding ten opzichte van andere aanwezigen bij de vergadering.
Je moet je telefoon ook op stil houden wanneer je vergaderingen, zakelijke bijeenkomsten of vergaderingen bijwoont. Dit geeft vertrouwen dat een plotselinge oproep andere deelnemers aan de vergadering niet hindert en de spreker niet in verwarring zal brengen.
Duw geen stoel voor uw partners of collega's
In een sociale omgeving is het acceptabel dat een man een meisje het hof maakt als ze aan tafel gaat zitten. Om dit te doen, gaat hij naar de rugleuning van een stoel en trekt deze omhoog terwijl zij gaat zitten.
In een professionele sfeer is dit echter onaanvaardbaar en onbeleefd, vooral buiten de GOS-landen. Volgens de professionele etiquette worden mannen en vrouwen op de werkvloer als gelijk beschouwd.
Je kunt het evenement niet verlaten voordat de leider dat doet
Het is absoluut onbeleefd en onaanvaardbaar voor een ondergeschikte om een bedrijfsevenement of feest te verlaten voordat het bevelvoerende personeel vertrekt. Regisseurs hangen in de regel niet stil bij algemene festiviteiten.
Als iemand om welke reden dan ook niet bij het team wil of kan blijven, moet je wachten tot de baas het evenement verlaat. Daarna kunt u zich verontschuldigen en de ontmoetingsplaats verlaten.
Voedseletiquette
Voedsel mag alleen worden geconsumeerd in kantines of cafés. Dineren op de werkplek wordt volgens de professionele etiquette als tactloos beschouwd. Zeker als de werkruimte gedeeld moet worden met andere collega's.
Als het om wat voor reden dan ook niet mogelijk is om naar de eetkamer te gaan, is het belangrijk ervoor te zorgen dat het voedsel dat op kantoor moet worden gegeten geen onaangename geur heeft. In een dergelijke situatie is het ook absoluut noodzakelijk om direct na de ma altijd op te ruimen.
Conclusie
Dit artikel presenteerde de basisregels van professionele etiquette, die over de hele wereld worden erkend. Uiteraard worden ze in verschillende landen aangevuld op basis van lokale gebruiken of culturele kenmerken. Het belangrijkste voor elke ondernemer is echter om de basis van bedrijfsethiek te kennen, en sommige nuances kunnen tijdens hun professionele activiteiten worden geperfectioneerd.
