In verschillende activiteitsgebieden van natuurlijke personen en rechtspersonen wordt het documentclassificatiesysteem gebruikt dat is goedgekeurd op het grondgebied van de Russische Federatie. Het samenstellen, bewaren, verspreiden en gebruiken van papieren wordt uitgevoerd door een discipline als kantoorwerk. In dit artikel zullen we alle aspecten ervan bestuderen. Overweeg het concept en de classificatie van documenten, hun functionaliteit en andere aspecten van het probleem.
Kantoorwerk: algemene bepalingen
Om te beginnen moet worden opgemerkt dat documentatieondersteuning een speciaal werkterrein is, dat bestaat uit het ontwerpen, vormen, opslaan en verwerken van papieren. Het is van hoe het document eruitziet en de informatie erin, hoe de organisatie van het werk ermee wordt geïmplementeerd, dat de tijdigheid en correctheid van het nemen van een of andere managementbeslissing, die van enige mate van belang is, grotendeels afhangt. Papers houden rekening met en weerspiegelen de activiteiten van ondernemingen, bedrijven, firma's. In deze verbindinghet bijhouden van een register dient als een voorschrift van de wet. Tijdens het auditproces worden in de eerste plaats die documenten die de activiteiten van het bedrijf vastleggen, herzien.
Wetgevend kader
Alvorens de soorten documenten en hun classificatie te analyseren, is het raadzaam om vertrouwd te raken met het wettelijke kader. Zo legt de federale wet, die informatie en de bescherming ervan regelt, de verplichting op om informatie te documenteren en definieert een aantal basisinstellingen. De genoemde normatieve wet is ook bedoeld om relaties te regelen die ontstaan bij de ontwikkeling en het daaropvolgende gebruik van informatietechnologieën. Opgemerkt moet worden dat de verplichte documentatie is vastgesteld door andere wetten. Met name het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie bepa alt het wettelijk kader voor activiteiten en de bijbehorende procedure voor kantoorwerk. Het belastingwetboek van de Russische Federatie stelt standaard belastingpapieren vast, die ook een van de classificaties van documenten vormen. Via hen wordt de boekhouding verzorgd voor het commerciële werk van individuen en organisaties, evenals de tijdigheid van de aftrek van belastingbetalingen en vergoedingen aan de staatsbegroting.
Bovendien definieert de huidige wet voorbeelden van papieren. Zo voorziet het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie in vereisten voor de inhoud en samenstelling van samenstellende contracten, overeenkomsten, charters, enzovoort. De verordeningen bepalen de vormen van die documenten die moeten worden verzonden met behulp van de verschillende methoden die tegenwoordig worden gebruikt.
Classificatie van RF-documenten
Het is vermeldenswaard dat het administratieve systeem van kantoorwerk van de Russische Federatie een classificatie van meerdere niveaus omvat. Het is raadzaam om er nader over na te denken. De hoofdclassificatie van documenten gaat uit van de aanwezigheid van de volgende componenten:
- Organisatorische en administratieve documenten. Het is raadzaam om hier besluiten, protocollen, instructies, charters, orders, voorzieningen op te nemen.
- Referentie- en informatiedocumenten opgenomen in de classificatie van documenten van algemene aard. We hebben het over certificaten, memoranda, akten, telegrammen, brieven enzovoort.
- Volgens personeel. Het is belangrijk op te merken dat deze classificatie van documenten verklaringen, werkboeken, kenmerken, contracten, orders, enz. omvat.
Het is gebruikelijk om dergelijke documentvormen te onderscheiden als individueel, sjabloon en standaard. De gepresenteerde voorbeelden vormen hun classificatie van documenten naar doel.
Andere soorten documenten
Het is de moeite waard om te weten dat documenten eenvoudig of complex van inhoud kunnen zijn. De classificatie van boekhoudkundige documenten op de plaats van aanvaarding impliceert de aanwezigheid van externe en interne documenten. Naar herkomst onderscheiden ze persoonlijke en officiële documenten. Volgens de houdbaarheid is het gebruikelijk om effecten in te delen in permanente, maar ook in meer of minder dan 10 jaar. In overeenstemming met het teken van publiciteit is een speciale classificatie van regelgevende documenten aangenomen, wat de aanwezigheid van geheime en niet-geheime papieren impliceert. Hieraan moet worden toegevoegd dat de eerste groep vertrouwelijke en vollediggeheime documenten. Volgens de opnamemethode is het gebruikelijk om onderscheid te maken tussen geluid, handgeschreven, elektronisch, grafisch, fotografisch en filmmateriaal, enzovoort. De laatste groepering wordt ook wel de classificatie van documenten op kenmerken genoemd.
Dringende en niet-dringende documenten
Effecten kunnen worden ingedeeld in urgent en niet-dringend. Volgens de fasen is het gebruikelijk om zowel concepten, uittreksels, originelen (dus originelen) als kopieën te onderscheiden. Documenten met een staatskarakter zijn opgenomen in een aparte categorie. In overeenstemming met de huidige wetgeving geven bevoegde structuren instructies, bevelen, instructies, bevelen, resoluties, decreten en besluiten.
Primaire documentatie
Het is raadzaam om een nogal omvangrijke categorie primaire documenten afzonderlijk te beschouwen. Dit omvat papers met achtergrondinformatie die is verkregen in het proces van onderzoek, ontwikkeling, observatie en andere sociale activiteiten. Opgemerkt moet worden dat de primaire documentatie op de boekhoudafdeling wordt gevormd tijdens de uitvoering van operaties van economisch belang. Het fungeert als bewijs of bewijs van bepaalde feiten die al zijn gerealiseerd. De groep bronpapieren omvat bijvoorbeeld certificaten, akten, facturen, bevelschriften, enzovoort. Voor de meeste van hen zijn speciale uniforme formulieren goedgekeurd. Tot op heden zijn er bijvoorbeeld speciale documentvormen opgesteld voor de boekhouding van handelstransacties, vaste activa, contante betalingen en arbeid.
Documentdetails
Als er geen uniforme vorm is voor een bepaald papier, wordt er een interne vorm in het bedrijf gevormd. Toch moeten daar in ieder geval bepaalde details aanwezig zijn:
- Documentnaam.
- Datum van compilatie.
- Organisatienaam.
- De essentie van de operatie van economisch belang.
- Meetapparatuur.
- Lijst van medewerkers die als verantwoordelijke optreden.
- Persoonlijke handtekeningen van geautoriseerde medewerkers.
Intern kantoorwerk
In overeenstemming met de instructies van het management van de structuur en op initiatief van de hoofden van onafhankelijke afdelingen, is de ontwikkeling van verschillende bepalingen relevant. Deze bundeling van papieren omvat standaard- en individuele handelingen. Opgemerkt moet worden dat de inhoud van deze laatste voornamelijk betrekking heeft op managementeenheden, afdelingen, workshops die deel uitmaken van de organisatiestructuur van het bedrijf. Typische documentatie betreft in de regel de werkplaatsen van de hoofdproductie.
U moet weten dat de conceptregeling wordt opgesteld door de aannemer, waarna deze wordt overeengekomen met de juridische afdeling van het bedrijf. Indien er bezwaren of opmerkingen zijn, worden deze op een apart papier of op een tweede exemplaar van het huidige vermeld. De sleutelhandeling van bestuurlijke aard bij de onderneming is de opdracht van de bestuurder. Met behulp van dit document kunnen de procedure voor de activiteit van de structuur, beslissingen en instructies, verschillende soorten gebeurtenissen, de resultaten van werk of de resultaten van audits worden opgesteld.
Rapport, toelichting en servicenota
Een memorandum is een document waarin een bepaald feit of probleem, conclusie of voorstel wordt vermeld. Het is de moeite waard om te weten dat het naar het management van de organisatie of een hogere structuur kan worden gestuurd. Een memo moet worden opgevat als een soort brief, een van de vormen van het interne type correspondentie in een bedrijf. In de regel wordt het van structurele afdelingen naar absoluut elke geadresseerde van het bedrijf gestuurd. De uitzondering hier is directe begeleiding. Houd er rekening mee dat een memo ook door een specifieke bedrijfsfunctionaris kan worden verzonden. Het genoemde document kan worden gedefinieerd als informatief, proactief of rapporterend.
Een toelichting moet worden beschouwd als een paper dat dient als toelichting op de inhoud van bepaalde bepalingen van het hoofdbesluit (programma, rapport, plan). Bovendien kan ze de redenen uitleggen voor het niet naleven van instructies van de leiding of het overtreden van discipline.
Instructies
Instructies zijn momenteel ingedeeld in twee groepen. Documenten die in de eerste categorie vallen, regelen de procedure voor het uitvoeren van een bepaald proces bij een onderneming, waaraan functionarissen, afdelingen, enzovoort deelnemen. Opgemerkt moet worden dat het de functiebeschrijvingen (de tweede groep) zijn die de rechten, plichten, verantwoordelijkheden en functionaliteit van specifieke werknemers bepalen. Deze papieren kunnen dienen als toelichting op de procedure volgens welke de instructies van bevelen en wetten (decreten, bevelen, enz.) dienen te worden uitgevoerd. Er moet worden toegevoegd dat functiebeschrijvingenkan van vaste of permanente duur zijn. Eeuwigdurende effecten worden echter hoe dan ook elke 3-5 jaar herzien.
Conclusie
Dus we hebben het concept, de belangrijkste classificaties van effecten en andere aspecten van het onderwerp overwogen. Concluderend moet worden opgemerkt dat kantoorwerk op het grondgebied van de Russische Federatie tegenwoordig een redelijk ontwikkelde categorie is. In de huidige fase van het menselijk leven omvat deze activiteit het zorgen voor de competente en tijdige vorming van de nodige documenten, evenals het organiseren van werk met handelingen (namelijk ontvangen, verzenden, verwerken, voorbereiden, controleren, opslaan, registreren, systematiseren, voorbereiden op archiveren en vernietigen). De regulering van kantoortechnologie wordt uitgevoerd in overeenstemming met een aantal gebieden. Het is raadzaam om standaardisatie, wettelijke regelgeving op te nemen, evenals de vorming van wettelijke en regelgevende en methodologische handelingen van nationaal belang.
Op de een of andere manier vereist de organisatie en de daaropvolgende registratie de verplichte aanwezigheid van speciale vaardigheden en professionele kennis. Dus voor de implementatie van dit werk in bedrijven worden geschikte afdelingen of diensten gecreëerd. Het is vermeldenswaard dat in kleine bedrijven secretaresses zich bezighouden met kantoorwerk en dat door het hoofd geautoriseerde werknemers verantwoordelijk zijn voor de staat van de documenten van de onderneming. In elk geval moet elke groep documenten zijn plaats hebben. Meestal worden ze opgeslagen in speciale brandwerende kasten. EnTen slotte kunnen werknemers worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen wegens het onjuist bijhouden van gegevens. Dit moet onthouden worden bij het toepassen van kennis in de praktijk.
