Het artikel geeft uitleg voor concepten als inkomende en uitgaande documentatie, documentstroom en zijn structuur, documentstroom, zijn modus en cycliciteit, interne en externe documentatie. De manieren om de nodige informatie te benadrukken en de opslag ervan in actuele zaken en archieven tijdens kantoorwerk worden gegeven.
Soorten documentstromen
In dit informatietijdperk is het onmogelijk om de werking van een productie-, consumptie-, regulerings- of distributiestructuur voor te stellen zonder documentatie. Werken met documentatie in het huidige informatiepapier en de elektronische boom wordt steeds complexer. De dragers van informatie veranderen, de mensen die het verwerken veranderen, het juridische veld voor het gebruik van informatie verandert. Ook het concept en de structuur van de documentenstroom zijn aan verandering onderhevig.
Document als eenheid van documentstroom
Een document is informatie die is vastgelegd in de vorm van een materieel object. Een document kan een foto, video, audio-opname zijn, om nog maar te zwijgenpapieren media en bestanden. Maar een document wordt pas een document als het een aantal noodzakelijke vereisten heeft. Deze vereisten worden details genoemd en zijn verplichte kenmerken die door wet- of regelgeving zijn vastgelegd voor bepaalde soorten documenten. Voor registratie van organisatorische en administratieve documenten is er bijvoorbeeld GOST R 7.0.97-2016. Een van de belangrijkste details is de datum van het document (soms zelfs de tijd).
Wat is documentstroom
Documentstroom is de verplaatsing van documenten tussen informatiecreatiepunten, informatieverwerkingspunten, informatieopslagpunten en directe gebruikers van informatie. Documentstromen zijn zeer verschillend in het type documenten en hun inhoud, modus en cycliciteit, verplaatsingsmethoden, enz.
Documentstromen in een organisatie (dus ook ondernemingen) worden per richting verdeeld in inkomend en uitgaand. Elk type stroom moet van elkaar worden gescheiden om fouten en verwarring bij het werken met documenten te voorkomen.
Inkomende documentenstroom bestaat uit documenten die met opzet (door koeriers) naar de organisatie komen per post, e-mail. Documenten bij de ingang moeten worden gesorteerd, onnodig - verwijderd naar de prullenbak. De noodzakelijke of eventueel noodzakelijke documenten moeten worden vastgelegd in journaals (papier of elektronisch) met vermelding van de datum van ontvangst, de naam van het document en de details ervan (datum van het document, naam van de afzender, enz.), de organisatorische eenheid waarnaar het document is verzonden.
Uitgaande documentenstroom bestaat uit documenten die zijn gemaakt enuitgegeven of verwerkt door de organisatie. Alle uitgaande documenten moeten een volgnummer krijgen, ze worden gecontroleerd op de aanwezigheid van de nodige details en hun juistheid, ze moeten worden geregistreerd in de journaals met vermelding van de datum (in de regel is dit de datum waarop het document is ondertekend), de uitgaand nummer en de code van de afdeling die het document heeft opgesteld.
Als het onmogelijk is om de documentenstroom onmiddellijk te verwerken (de sterke toename ervan), is het noodzakelijk om het aantal medewerkers dat documenten verwerkt te verhogen om fouten en vertragingen te voorkomen, die vaak erg kostbaar zijn voor de organisatie.
Soorten documentstromen kunnen heel verschillend zijn, het hangt allemaal af van het type activiteit van de organisatie en de methoden van haar werk.
Voor grote organisaties en ondernemingen is een goed gestructureerde documentenstroom net zo belangrijk als de stroom van materialen of producten. Voor grote documentenstromen worden zelfs documentaire technologische processen ontwikkeld en toegepast.
Het concept van externe en interne documentstromen
Naast inkomende en uitgaande informatie in een organisatie, interne, d.w.z. informatie die alleen binnen de organisatie zelf wordt gemaakt en gebruikt. Deze informatie kan een zekere mate van geheimhouding hebben en niet publiekelijk beschikbaar zijn, zelfs niet binnen dezelfde afdeling. De briefwisseling tussen afdelingen van dezelfde organisatie wordt meestal niet geaccepteerd. Voor de documentaire communicatie wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde servicenota's (rapporten, toelichtingen, certificaten) ondertekend door de afdelingshoofden. Naast memo's inorganisaties hanteren orders, instructies, certificaten, technische documentatie en andere documentatie.
De interne documentenstroom moet om deze redenen duidelijk worden geregeld, zodat geheime informatie niet op openbare plaatsen terechtkomt, zelfs niet in de vorm van uittreksels of delen. Daarom is voorkennis niet bedoeld om verder te gaan dan de organisatie, en soms ook buiten de grenzen van één eenheid. In dit geval wordt dergelijke informatie alleen met toestemming van het afdelingshoofd van afdeling naar afdeling overgedragen en wordt deze noodzakelijkerwijs vastgelegd tijdens verzending (zelfs naar het archief van de organisatie) in speciale tijdschriften die de ontvanger aangeven en zijn autoriteit om te ontvangen bevestigen (toestemming om met documenten te werken)
Documentstroomparameters
Documentstroom is een complex systeem dat wordt gekenmerkt door de volgende parameters:
- content (of welke functies het uitvoert);
- structuur;
- mode en cycliciteit;
- richting;
- volume;
- anders.
Inhoud of functionaliteit
Deze documentstroomparameter is een lijst van de documenten die door de organisatie worden gebruikt en de samenstelling van de informatie in deze documenten. Deze waarde is constant voor een klein aantal organisaties waarvan de activiteiten zeer specifiek en constant zijn in de tijd (meestal zijn dit rechtbanken, archieven, registers en andere niet-productieorganisaties). Voor de meeste organisaties, vooral productieorganisaties, is de documentenstroom een niet-constante waarde die verandert inafhankelijk van verschillende veranderingen: type activiteit, partners, technologieën, materialen, wetgeving en andere vereisten van veranderende productie en tijdelijke veranderingen.
Documentstroomstructuur
Het concept en de structuur van de workflow kan worden beschreven door de kenmerken waarmee de classificatie van documenten en hun indexering wordt gegeven, het hele oriëntatiesysteem wordt gevormd in het referentieapparaat van de documenten van de organisatie. Een dergelijke structuur komt typisch overeen met het type en het doel van de documentenstroom.
Modus en cycli
Deze parameters bepalen de veranderingen in de hoeveelheid informatie die in de loop van de tijd binnenkomt. Dit is bijvoorbeeld een forse toename van het werk met de persoonlijke dossiers van sollicitanten van een onderwijsinstelling tijdens de toelatingscampagne of met studentendocumenten tijdens de sessies en het afstuderen.
Dergelijke veranderingen houden verband met de interne ritmes van de organisatie en zijn meestal vrij voorspelbaar en gepland.
Wijzigingen in documentstroomrichting
Deze wijzigingen hebben betrekking op de inhoud van het werk van de informatieverwerkingseenheid. Dit zijn verschillen in de manieren om documenten te registreren, manieren om de deadlines voor de uitvoering van documenten te bewaken, manieren om ermee kennis te maken, en vooral, goedkeuring en coördinatie van verschillende documenten. Veranderingen in de richting van documentstromen zullen ook worden beïnvloed door interne veranderingen in de structuur en richting van organisaties.
Documentstroomvolume
Het volume van de documentstroom is de hoeveelheiddocumenten (zowel originelen als kopieën), die kan worden uitgedrukt zowel door het aantal documenten zelf als door het aantal vellen, karakters, het aantal uitvoerende kunstenaars en personen met wie het document is overeengekomen. Bijvoorbeeld het aantal partnerorganisaties waarmee u een contract moet sluiten, of waarmee u het moet ondertekenen.
De workflow van de organisatie omvat het totale aantal documenten in alle stromen.
Verbetering van het werken met documentstromen in de organisatie
Om dit werk te verbeteren, is het noodzakelijk om het hele papierwerkproces te bestuderen, duidelijke aanbevelingen op te stellen die het proces technologisch competent maken: verwijder duplicatie bij het werken met documenten, sluit documentgoedkeuring uit door afdelingen die er geen verband mee houden. Hoe groter de documentenstroom, des te meer belast het administratieve apparaat van de organisatie, of in ieder geval het grootste deel ervan.
Een van de belangrijkste punten om het werk van personeel met documenten te verbeteren, is het niveau van hun professionele training in alle stadia van de documentenstroom, de optimale werklast van personeel, duidelijke werkregeling met een document op elke afdeling.
Regelgeving en standaardisatie met grote documentstromen maken het mogelijk om mechanisatie en kantoorautomatisering toe te passen, het aantal medewerkers dat met documenten werkt terug te brengen tot het optimale aantal.
Helaas wordt informatie over het volume van documentstromen meestal onderschat vanwege imperfecte boekhoudmethoden.
Basicmoderniteitsvereisten voor documentstroom
- Regelmatigheid. Elke congestie of storing in de informatiestroom bij menselijke activiteiten leidt tot verstoring van het hele systeem als geheel. Een toename van het aantal documenten moet van tevoren worden overwogen en gepland.
- Controleerbaarheid. De informatiestroom kan en moet worden beheerd. Het kantoorsysteem moet niet alleen stabiel, maar ook flexibel in gebruik zijn; personeel moet universeel worden opgeleid in alle kantooractiviteiten.
- Voortdurende verbetering van de efficiëntie van de workflow door rationalisatie, mechanisering en automatisering van arbeid.
- Regelmatige compilatie en actualisering van route-technologische kaarten van de beweging van documenten met indicaties van deadlines, artiesten, enz.
- Standaardisatie van documenten, verwerkingsmethoden, correcte archivering, aanduiding van opslaglocaties voor elk document versnellen het zoeken naar documenten en werken ermee.
